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4 consejos prácticos para hacer mejores reuniones

Si bien las reuniones son un mecanismo para mejorar el flujo de información en los equipos, incrementar la creatividad y la innovación, todos alguna vez hemos sido aquejados por la “reunionitis”.

¿Qué es la reunionitis? “Itis” es un sufijo de origen griego que denota inflamación. Y cuando algo se inflama se ve más grande de lo normal. Así las cosas, la “reunionitis” se refiere al exceso de reuniones (en número) o a su prolongada duración (en tiempo).

Últimamente la “reunionitis” ha sido el centro de varias conversaciones que he tenido. Una persona me contaba que hay días en los que tiene una reunión tras otra. Algunas semanas ésta dinámica domina buena parte de sus días. El resultado: no tiene mucho tiempo para “trabajar realmente” entonces termina dedicándole el fin de semana a las tareas que requieren de su concentración. Le sucede además con frecuencia que en muchas ocasiones no se llega a una conclusión, entonces sus colegas programan otra reunión (o, más interesante aún, un nuevo comité) para que se decida lo que se tenía que decidir en la reunión original.

Esta historia me hizo recordar de un artículo que salió hace un tiempo en el Harvard Business Review en el que reportaban que en una organización se habían gastado 300,000 horas hombre en un año en una reunión que tenía lugar todas las semanas. El artículo no especifica cuántas personas asistían a la reunión pero el número de horas es realmente impresionante.

Recordé todas las reuniones en las que he estado, muchas de ellas que yo misma he programado, que no tienen un objetivo claro ni una agenda. Tantísimas que son excesivamente largas y que requieren además tiempo de preparación. Las que tienen una larga lista de invitados que se vuelve cada vez más grande y en las que (como aceite que se riega en la cocina) no se sabe por dónde es mejor empezar a limpiar. Y en las que los invitados llegan tarde o que, para ahorrar tiempo, se decide hacer tele o video conferencia y a algunos no les funciona la aplicación, o no se les escucha o no se les ve.

Si bien las reuniones permiten aumentar el flujo de información, coordinar e innovar, en exceso pueden disminuir el dinamismo de los negocios

El impacto va más allá de la molestia que uno pueda llegar a sentir. En un estudio de 20 organizaciones de diferentes sectores manufactureros, Simone Kauffeld y Nale Lehmann‑Willenbrock encontraron que comportamientos de “comunicación disfuncionales”, como desviarse del tema central de una reunión, criticar a otros o quejarse, están asociados a menores niveles de participación de mercado, innovación y estabilidad de los empleados en las organizaciones.

Así las cosas, por el bien de la organización donde uno trabaja o del negocio propio, uno debería tomar la “reunionits” por los cuernos.

Lo primero que uno debería contestarse como organizador de una reunión es, ¿cuál es el objetivo que persigo? O, en otras palabras, ¿qué es lo que quiero resolver estando en un salón con otros? Los objetivos de una reunión pueden ser variados: informar sobre lo que está sucediendo en la organización, resolver procesos complejos dentro de un equipo (p.e. solucionar problemas o conflictos, o llegar a un acuerdo) u obtener las opiniones sobre una oportunidad o un reto (p.e. relacionados con una nueva línea de negocios). Sin tener un objetivo claro, por el bien de la productividad propia y de los demás, es mejor no citar a una reunión.

El propósito de la reunión debe estar acompañado por una agenda. Para construirla, vale la pena preguntarse, ¿cuáles son las grandes preguntas que deberíamos responder para alcanzar el objetivo trazado? Hacerle ésta pregunta a un par de personas (p.e. potenciales participantes) antes de la reunión puede ayudar a aclarar la agenda.

Enviarles a los participantes tanto los objetivos (p.e. en el asunto del email) como la agenda de la reunión (p.e. en el cuerpo) les ayuda a prepararse. Para uno como organizador, tener esto claro delimita el tiempo que se necesitará para la discusión y quiénes deben participar—incluye a personas que puedan tomar decisiones al igual que un moderador que tenga la capacidad de sintetizar, mediar la discusión y poner límites en la participación de los invitados.

Tener un objetivo para la reunión al igual que una agenda y unos participantes que permitan cumplir con dicho objetivo, son elementos claves para tener reuniones más productivas

Con el qué, cómo y quién listos, es muy importante dar un paso atrás y preguntarse (de nuevo): ¿es una reunión la mejor forma de resolver el tema en cuestión? Hay muchos asuntos que se pueden resolver más eficientemente a través de un email o una llamada cortita. En ocasiones una reunión no permite llegar a una decisión porque hay muchas opiniones que los participantes sienten que deben expresar y discutir. Llegar acuerdos así es muy difícil. En estas situaciones, hablar 2mins con las personas que pueden tomar decisiones o que tienen el pensamiento más estratégico a la salida de la reunión le puede resolver a uno el tema. ¿Había entonces necesidad de la gran reunión grupal? Muy posiblemente, no.

Si una reunión es la mejor opción, es posible que algunos de los invitados tengan que desplazarse largas (o trancadas!) distancias o que definitivamente no sea posible que participen en persona (están en otro país). Hay muchas aplicaciones que permiten la comunicación en estos casos. Sin embargo, para evitar que la reunión se descarrile, es clave chequear con anterioridad que la herramienta funciona en el lugar donde va a tener lugar el encuentro y tener otra opción en caso de que algo salga mal (p.e. un número de teléfono fijo). Nadie quiere estar 15mins tratando de hacer el puente con las personas que están en otro lado mientras que los que están a éste lado empiezan a chequear el celular o a salirse del salón.

También vale la pena preguntarse: ¿es una reunión la mejor forma de resolver el tema en cuestión?

Si bien es cierto que hay muchas reuniones que son improductivas y contribuyen penosamente a la “reunionitis”, tener claro y socializar el objetivo de reunirnos, los temas que se tratarán, los equipos/aplicaciones que se utilizarán y el tiempo que tomará la discusión, permite sentar algunas bases para sacarle el mayor provecho a cada reunión. Ellas también son una oportunidad para construir confianza, aprender y obtener compromisos.  Y, YALA!

Esperamos que estos 4 consejos te permitan tener reuniones más provechosas para tu negocio. Si quieres conocer más sobre nuestros servicios de aceleramiento de nuevos negocios, envíanos un correo a info@yala.global o llámanos al +(57).1.756.0546